Hợp đồng vệ sinh công nghiệp: điều khoản nên có khi ký

Một hợp đồng vệ sinh công nghiệp nên có chín nhóm điều khoản: thông tin các bên, phạm vi công việc, thời gian thực hiện, tiêu chuẩn nghiệm thu, giá trị và thanh toán, vật tư và thiết bị, trách nhiệm khi hư hại, bảo mật và ra vào mặt bằng, điều chỉnh và chấm dứt. Phạm vi và nghiệm thu là hai phần thường phát sinh bất đồng, nên được viết thành phụ lục danh mục hạng mục theo từng khu vực. Bài viết là hướng dẫn chung, không phải tư vấn pháp lý; với hợp đồng giá trị lớn, Quý khách nên tham khảo bộ phận pháp chế hoặc luật sư trước khi ký.

Hợp đồng vệ sinh công nghiệp nên có những điều khoản nào?

Hợp đồng dịch vụ vệ sinh công nghiệp không cần dài, nhưng cần trả lời được ba câu hỏi: làm những gì, thế nào là đạt, và ai chịu trách nhiệm khi có vấn đề.

Bảng dưới đây gợi ý chín nhóm điều khoản cùng nội dung nên ghi. Quý khách có thể dùng để rà soát bản dự thảo, dù do bên nào soạn.

Điều khoản	Nên ghi gì
Thông tin các bên	Tên pháp nhân hoặc cá nhân, mã số thuế nếu có, địa chỉ công trình, người liên hệ và người có quyền nghiệm thu của mỗi bên.
Phạm vi công việc	Danh mục hạng mục theo khu vực, dẫn chiếu đến phụ lục; nêu cả những hạng mục không bao gồm.
Thời gian thực hiện	Ngày bắt đầu, khung giờ làm việc, số buổi dự kiến; hợp đồng định kỳ ghi thêm tần suất và quy định đổi lịch.
Tiêu chuẩn nghiệm thu	Tiêu chí cho từng nhóm hạng mục, người ký biên bản, thời hạn và cách xử lý hạng mục chưa đạt.
Giá trị và thanh toán	Giá trị hợp đồng, những gì đã gồm trong giá, khoản đặt cọc nếu có, thời hạn thanh toán và hoá đơn.
Vật tư, thiết bị	Bên nào cung cấp máy móc, dung dịch, vật tư tiêu hao; điện, nước tại công trình do ai bảo đảm.
Trách nhiệm khi hư hại	Cách ghi nhận nguyên trạng, thời hạn báo sự cố, bằng chứng cần có và hướng xử lý.
Bảo mật, ra vào mặt bằng	Khu vực hạn chế, quy định về tài liệu và tài sản, đăng ký nhân sự, giao nhận chìa khoá hoặc thẻ.
Điều chỉnh và chấm dứt	Cách thay đổi phạm vi bằng phụ lục, điều kiện tạm ngừng, thời hạn báo trước khi chấm dứt.

Hợp đồng một lần và hợp đồng định kỳ khác nhau thế nào?

Cùng là dịch vụ vệ sinh, nhưng hợp đồng cho một công trình làm một lần và hợp đồng định kỳ đặt trọng tâm ở những điều khoản khác nhau. Hợp đồng một lần xoay quanh tiến độ và buổi nghiệm thu cuối cùng; hợp đồng định kỳ xoay quanh sự ổn định qua nhiều kỳ.

Nội dung	Một lần và định kỳ
Phạm vi	Một lần: toàn bộ hạng mục của một đợt làm sạch. Định kỳ: chia theo tần suất, việc mỗi buổi, mỗi tuần, mỗi tháng hoặc mỗi quý.
Thời gian	Một lần: ngày thực hiện, số buổi, hạn hoàn tất. Định kỳ: lịch cố định, khung giờ, quy định đổi lịch và ngày nghỉ lễ.
Nghiệm thu	Một lần: một biên bản khi kết thúc. Định kỳ: xác nhận sau mỗi lần thực hiện và tổng hợp theo kỳ.
Thanh toán	Một lần: theo công trình, có thể kèm đặt cọc. Định kỳ: theo kỳ, hoá đơn xuất theo từng kỳ thanh toán.
Nhân sự	Một lần: số người và người phụ trách của đợt làm. Định kỳ: đội phụ trách ổn định, cách thay người khi vắng mặt.
Thay đổi, chấm dứt	Một lần: điều kiện huỷ, dời lịch. Định kỳ: điều chỉnh phạm vi bằng phụ lục, thời hạn hợp đồng, thời hạn báo trước khi chấm dứt.

Phụ lục danh mục hạng mục và tiêu chuẩn nghiệm thu nên viết ra sao?

Phần thân hợp đồng thường giống nhau giữa các công trình; phụ lục mới là nơi mô tả đúng công trình của Quý khách. Một phụ lục dùng được khi người không tham gia đàm phán cầm lên vẫn kiểm tra được công việc.

Chia theo khu vực: từng tầng, từng phòng hoặc từng khu chức năng, theo đúng lộ trình đi kiểm tra.
Viết hạng mục thành việc cụ thể, ví dụ lau kính mặt trong và khung cửa, chà sàn bằng máy và hút khô, thay vì ghi chung là vệ sinh toàn bộ.
Gắn tiêu chí nhìn thấy được: kính không còn vệt, sàn không đọng nước, ron gạch không còn cặn, mặt trên tủ không còn bụi.
Ghi rõ phần không bao gồm: kính mặt ngoài trên cao, bên trong tủ có đồ, thiết bị điện tử, hạng mục cần thiết bị chuyên dụng.
Nêu cách nghiệm thu: ai đi kiểm tra, hạng mục chưa đạt xử lý ngay hay hẹn lại, thời hạn phản hồi sau khi nhận báo cáo.
Kèm ảnh nguyên trạng hoặc ghi chú về vết trầy, vết ố có sẵn để tránh nhầm lẫn khi nghiệm thu.

Hợp đồng dịch vụ vệ sinh văn phòng định kỳ cần thêm những gì?

Hợp đồng dịch vụ vệ sinh văn phòng thường là hợp đồng định kỳ, thực hiện khi doanh nghiệp vẫn đang vận hành. Ngoài chín nhóm điều khoản chung, Quý doanh nghiệp nên bổ sung các điểm sau.

Khung giờ và ra vào: Làm trước giờ, sau giờ hay trong giờ làm việc; quy định của toà nhà về đăng ký nhân sự, thang máy, thẻ ra vào.
Tài liệu và khu vực hạn chế: Quy tắc đối với giấy tờ trên bàn, tủ hồ sơ, thiết bị điện tử; phòng nào chỉ làm khi có người đi cùng.
Vật tư tiêu hao: Giấy vệ sinh, xà phòng, túi rác do bên nào cung cấp và chi phí được tính ra sao.
Nhân sự thay thế: Cách bố trí người thay khi nhân viên nghỉ, để lịch vệ sinh không bị bỏ trống.
Hạng mục theo chu kỳ: Giặt thảm, giặt ghế, chà sàn, vệ sinh máy lạnh: gộp trong hợp đồng hay báo giá riêng từng đợt.
Báo cáo theo kỳ: Hình thức xác nhận sau mỗi buổi và báo cáo tổng hợp kèm hoá đơn mỗi kỳ thanh toán.

Những điểm nào hay bị bỏ sót khi soạn hợp đồng?

Các điểm dưới đây ít được chú ý lúc ký nhưng thường là nguồn gốc của bất đồng khi thực hiện.

Hạng mục không bao gồm: không ghi ra thì mỗi bên hiểu theo cách của mình.
Người có quyền nghiệm thu và người có quyền chấp thuận phát sinh: nên nêu tên, chức danh, cách liên hệ.
Điều kiện phát sinh chi phí: chỉ thực hiện khi có xác nhận bằng văn bản; hình thức xác nhận do hai bên thoả thuận trước.
Điện, nước, chỗ để thiết bị, lối vận chuyển và thang máy: bên nào bảo đảm, vào khung giờ nào.
Hiện trạng có sẵn: vết trầy, vết ố, thiết bị hỏng từ trước cần được ghi nhận bằng ảnh.
Quy định đổi lịch, huỷ lịch và mức phí nếu có.
Rác và nước bẩn sau khi làm: thu gom đến đâu, đổ ở đâu.
Làm việc trên cao và khu vực có yêu cầu an toàn riêng: phần nào nhận, phần nào cần đơn vị chuyên môn khác.

Nên hỏi gì trước khi ký hợp đồng cung cấp dịch vụ vệ sinh công nghiệp?

Trước khi ký hợp đồng cung cấp dịch vụ vệ sinh công nghiệp, Quý khách có thể đặt các câu hỏi sau cho bên cung cấp và đề nghị đưa câu trả lời vào hợp đồng hoặc phụ lục.

Hợp đồng được soạn theo kết quả khảo sát công trình này hay theo một mẫu dùng chung?
Danh mục hạng mục và tiêu chuẩn nghiệm thu nằm ở phụ lục nào?
Giá trị hợp đồng đã gồm những gì; trường hợp nào được điều chỉnh?
Ai phụ trách tại công trình và ai ký biên bản nghiệm thu?
Hạng mục chưa đạt được làm lại trong thời hạn nào, có tính thêm phí không?
Khi có hư hại, quy trình báo, đối chiếu và xử lý ra sao?
Hoá đơn do pháp nhân nào phát hành, xuất theo từng lần hay theo kỳ?
Với hợp đồng định kỳ: thời hạn bao lâu, đổi lịch thế nào, báo trước bao lâu khi muốn chấm dứt?

UpClean lập hợp đồng dịch vụ vệ sinh công nghiệp như thế nào?

UpClean lập hợp đồng bằng văn bản cho cả công trình làm một lần lẫn lịch định kỳ, phục vụ doanh nghiệp, ban quản lý và những chủ nhà cần chứng từ. UpClean không dùng một mẫu chung: các điều khoản được soạn theo phạm vi đã khảo sát.

Nội dung	Cách UpClean thực hiện
Vệ sinh công nghiệp một lần	Báo giá lập theo từng công trình; Quý khách thanh toán sau nghiệm thu, riêng công trình lớn có thể có khoản đặt cọc ghi rõ trong hợp đồng.
Định kỳ cho doanh nghiệp	Hợp đồng nêu phạm vi, tần suất, khung giờ, chi phí và tiêu chuẩn nghiệm thu; đội chuyên viên đã quen mặt bằng được ưu tiên phân công, mỗi lần thực hiện đều có Up Report.
Phạm vi và nghiệm thu	Hợp đồng liệt kê hạng mục theo từng khu vực, nêu phần không thuộc phạm vi, tiêu chuẩn nghiệm thu, hướng xử lý khi có hạng mục chưa đạt và việc làm lại trong 48 giờ.
Trách nhiệm và bảo mật	Hợp đồng quy định trách nhiệm khi xảy ra hư hại, việc bảo mật, việc ra vào mặt bằng và điều kiện chấm dứt.
Chứng từ	Hoá đơn VAT do Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Uptech (MST 0316973414) phát hành, theo từng lần thực hiện hoặc theo kỳ thanh toán ghi trong hợp đồng.
Định kỳ cho gia đình	Up Home là gói chăm sóc tổ ấm định kỳ của UpClean, phù hợp khi gia đình muốn giữ nếp sạch sau một đợt vệ sinh lớn.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng vệ sinh công nghiệp gồm những nội dung chính nào?+

Hợp đồng nên gồm chín nhóm: thông tin các bên, phạm vi công việc, thời gian thực hiện, tiêu chuẩn nghiệm thu, giá trị và thanh toán, vật tư và thiết bị, trách nhiệm khi hư hại, bảo mật và ra vào mặt bằng, điều chỉnh và chấm dứt. Phạm vi và nghiệm thu nên được chi tiết hoá trong phụ lục danh mục hạng mục.

Công trình nhỏ làm một lần có cần ký hợp đồng không?+

Với công trình nhỏ, nhiều bên chỉ dùng báo giá bằng văn bản có danh mục hạng mục và xác nhận của hai bên. Khi cần chứng từ kế toán, khi giá trị lớn hoặc khi dịch vụ lặp lại nhiều kỳ, một hợp đồng đầy đủ giúp hai bên có căn cứ rõ ràng hơn.

Có nên dùng mẫu hợp đồng dịch vụ vệ sinh công nghiệp tải sẵn không?+

Mẫu có sẵn hữu ích như một khung tham khảo về cấu trúc. Phần phạm vi, tiêu chuẩn nghiệm thu và trách nhiệm cần được viết lại theo đúng công trình thực tế. Với hợp đồng giá trị lớn, Quý khách nên nhờ bộ phận pháp chế hoặc luật sư xem trước khi ký.

Phụ lục hợp đồng vệ sinh công nghiệp nên có những gì?+

Phụ lục nên có danh mục hạng mục theo từng khu vực, tiêu chí nghiệm thu cho mỗi nhóm hạng mục, phần không bao gồm và lịch thực hiện. Ảnh hoặc ghi chú về hiện trạng có sẵn cũng nên được đính kèm để tiện đối chiếu khi nghiệm thu.

Chi phí phát sinh nên được quy định thế nào trong hợp đồng?+

Hợp đồng nên nêu rõ chi phí chỉ phát sinh khi người có thẩm quyền của bên thuê chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Nên ghi cả cách tính cho các hạng mục thường được bổ sung, để hai bên không phải thương lượng lại từ đầu.

Hợp đồng dịch vụ vệ sinh văn phòng khác gì hợp đồng vệ sinh công nghiệp một lần?+

Hợp đồng dịch vụ vệ sinh văn phòng thường là hợp đồng định kỳ, chú trọng tần suất, khung giờ, cách đổi lịch, vật tư tiêu hao và kỳ thanh toán. Hợp đồng vệ sinh công nghiệp một lần chú trọng tiến độ, một buổi nghiệm thu và thanh toán theo công trình.

Ai nên ký biên bản nghiệm thu vệ sinh công nghiệp?+

Người ký nên là người được nêu tên trong hợp đồng, có quyền xác nhận thay bên thuê và trực tiếp đi kiểm tra cùng người phụ trách của bên cung cấp. Nếu người này vắng mặt, hợp đồng nên cho phép uỷ quyền cho một người cụ thể.

UpClean có ký hợp đồng cho công trình vệ sinh công nghiệp làm một lần không?+

Có. UpClean lập hợp đồng bằng văn bản cho cả công trình một lần lẫn lịch định kỳ, với điều khoản soạn theo phạm vi đã khảo sát. Hoá đơn VAT do Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Uptech (MST 0316973414) phát hành.

Hợp đồng vệ sinh công nghiệp: các điều khoản nên có, phụ lục nghiệm thu và câu hỏi trước khi ký