Tạp vụ theo giờ cho văn phòng: làm những việc gì, ai giám sát, hợp đồng và hoá đơn ra sao

Tạp vụ theo giờ là hình thức nhân viên vệ sinh của UpClean đến mặt bằng vào một khung giờ cố định, vài buổi mỗi tuần, thay vì có mặt suốt ngày làm việc. Hình thức này phù hợp văn phòng vừa và nhỏ chưa cần người thường trực, nhất là khi:

• Văn phòng chỉ cần vài giờ mỗi ngày hoặc vài buổi mỗi tuần.
• Doanh nghiệp không muốn tự tuyển dụng, quản lý và tìm người thay thế nhân sự tạp vụ.
• Bộ phận hành chính cần hợp đồng, hoá đơn VAT và báo cáo cho chi phí vệ sinh.

Nhân viên làm theo danh mục công việc lập riêng cho từng khu vực, thống nhất trước cho mỗi buổi. Bảng dưới đây lấy ví dụ từ danh mục của một văn phòng làm việc giờ hành chính; danh mục thực tế được lập sau khảo sát và đính kèm hợp đồng.

Chọn theo giờ khi văn phòng chưa cần người có mặt cả ngày; chọn thường trực khi cần duy trì độ sạch liên tục; vệ sinh định kỳ bổ sung các hạng mục chuyên sâu. Ba hình thức có thể kết hợp trong một hợp đồng.

UpClean không mặc định số giờ hay số người cho mọi văn phòng. Sau khảo sát, chuyên viên Up đề xuất khung giờ và số buổi dựa trên diện tích, lưu lượng người ra vào, số nhà vệ sinh và giờ hoạt động thực tế.

Khung giờ được ghi trong hợp đồng. Khi nhu cầu thay đổi, chẳng hạn mở rộng mặt bằng hay thêm ca, UpClean khảo sát lại và gửi phụ lục điều chỉnh; thay đổi có hiệu lực khi hai bên ký xác nhận.

UpClean không niêm yết đơn giá theo giờ cho dịch vụ này. Quý doanh nghiệp nhận báo giá trọn gói theo tháng bằng văn bản sau khảo sát miễn phí; mọi điều chỉnh chỉ thực hiện khi Quý doanh nghiệp đồng ý bằng văn bản. Báo giá phụ thuộc các yếu tố sau:

• Hình thức và số ca: theo giờ, thường trực hay kết hợp.
• Khung giờ làm việc.
• Diện tích mặt bằng và số nhà vệ sinh.
• Phương án vật tư: UpClean cung cấp trọn gói dụng cụ, dung dịch và vật tư tiêu hao như giấy vệ sinh, xà phòng rửa tay, túi rác; hoặc Quý doanh nghiệp tự cung cấp vật tư tiêu hao, UpClean phụ trách dụng cụ và dung dịch.

Hạng mục chuyên sâu đi kèm

Chà sàn, lau kính, giặt thảm, vệ sinh máy lạnh có thể kết hợp trong cùng hợp đồng; giá niêm yết của từng dịch vụ xem tại trang Bảng giá.

Giám sát của UpClean đảm nhận việc kiểm tra; bộ phận hành chính của Quý doanh nghiệp chỉ làm việc với một đầu mối liên hệ cố định. Mỗi mặt bằng có một danh mục kiểm tra theo khu vực và tần suất; giám sát đến kiểm tra định kỳ, đối chiếu thực tế với danh mục, ghi nhận điểm chưa đạt và hướng dẫn lại ngay tại chỗ.

• Up Report: kết quả kiểm tra được tổng hợp, gửi người phụ trách hành chính, kèm hình ảnh khi cần.
• Hạng mục chưa đạt được làm lại trong 48 giờ.
• Báo cáo công việc hằng tháng gửi kèm hoá đơn VAT.

Nhân viên do UpClean tuyển chọn, xác minh nhân thân và đào tạo theo Up Standard trước khi đến mặt bằng. Khi làm việc, nhân viên mặc đồng phục UpClean, đeo thẻ nhận diện, tuân thủ nội quy ra vào của toà nhà và quy định riêng của Quý doanh nghiệp.

Khi nhân viên nghỉ phép, nghỉ ốm hoặc thôi việc, UpClean bố trí người thay thế theo hợp đồng và bàn giao danh mục công việc của mặt bằng cho người thay thế.

Quý doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ với UpClean, không ký hợp đồng lao động với nhân viên. Nhân viên do UpClean tuyển dụng, quản lý và chi trả; UpClean thực hiện các nghĩa vụ của người sử dụng lao động đối với nhân viên của mình theo quy định của pháp luật.

Hoá đơn VAT được xuất theo kỳ thanh toán của hợp đồng, do Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Uptech (MST 0316973414) phát hành. Hợp đồng ghi rõ phạm vi công việc và khung giờ theo từng khu vực, phương án vật tư, cách bố trí người thay thế, kỳ thanh toán, thời hạn và điều khoản chấm dứt.

Khảo sát là miễn phí. Chuyên viên Up đến mặt bằng, ghi nhận diện tích, loại sàn, số nhà vệ sinh, giờ hoạt động và quy định ra vào của toà nhà. Quý doanh nghiệp nên chuẩn bị trước ba điểm: khu vực hạn chế, người tiếp nhận công việc và những đầu việc ngoài phạm vi vệ sinh muốn giao thêm.

UpClean cung cấp tạp vụ cho doanh nghiệp tại TP.HCM; mặt bằng tại Bình Dương, Đồng Nai, Long An cần khảo sát trước khi UpClean xác nhận khả năng phục vụ.